Διευθυντής γραφείου - ποιος είναι; Τα καθήκοντα του διευθυντή γραφείου

"Plankton", "managers" - όλοι αυτοί οι αμερόληπτοι ορισμοί σχετίζονται με το έργο των εργαζομένων στο γραφείο. Αλλά είναι μια τέτοια δουλειά τόσο άχρηστη; Διευθυντής γραφείου - ποιος είναι; Ποιες είναι οι ευθύνες του;

Διευθυντής γραφείου - ποιος είναι;

Το επάγγελμα του διευθυντή γραφείου συχνά συγχέεται με το επάγγελμα του γραμματέα. Αλλά υπάρχει ακόμα μια διαφορά μεταξύ αυτών των σπεσιαλιτέ. Λοιπόν, διευθυντής γραφείου - ποιος είναι;

Ο διαχειριστής αυτής της περιοχής είναι διαχειριστής γραφείου ή διαχειριστής. Ρυθμίζει την εργασία γραφείου, αποτελεί σημαντικό ενημερωτικό σύνδεσμο μεταξύ υπαλλήλων και ανωτέρων, πελατών και υπαλλήλων κ.λπ.

Όσο πιο ενεργή είναι η δραστηριότητα ενός οργανισμού, τόσο περισσότερα προβλήματα έχει με καθημερινά μικρά οργανωτικά θέματα και τεκμηρίωση. Η εφαρμογή τους και παρέχει έναν διαχειριστή γραφείου.

Διασφαλίζει ότι όλα τα τρέχοντα έγγραφα, καθώς και οι εντολές των ανωτέρων του, εκτελούνται δεόντως. Ταυτόχρονα, οι εκτελεστικές εντολές θα πρέπει να κοινοποιούνται εγκαίρως στους υπαλλήλους της εταιρείας, όλα τα παράπονα των επισκεπτών θα πρέπει να λαμβάνονται υπόψη και οι προτάσεις των εργαζομένων θα πρέπει να κοινοποιούνται στις αρχές.

Έτσι, η εργασία γραφείου, καθώς και η επικοινωνία στην εταιρεία εμπίπτουν εν μέρει στους ώμους των διευθυντών γραφείων.

Τόπος εργασίας και μισθός

Απαιτείται διαχειριστής γραφείου σε οποιαδήποτε εταιρεία που διαθέτει γραφείο, διαχειριστή και τουλάχιστον μερικούς υπαλλήλους. Σε μικρές οργανώσεις, ο κατάλογος αρμοδιοτήτων ενός τέτοιου ειδικού είναι πολύ μικρότερος από, για παράδειγμα, σε μια τεράστια εταιρεία. Σε μια μεγάλη εταιρεία μπορεί να υπάρχουν αρκετοί διευθυντές γραφείου, και καθένας από αυτούς ανατίθεται στο δικό του τμήμα.

Αποδεικνύεται ότι η ζήτηση για τέτοιους ειδικούς είναι αρκετά υψηλή και, πιθανώς, θα συνεχίσει να αυξάνεται. Αλλά ουσιαστικά δεν υπάρχουν προοπτικές σταδιοδρομίας. Ειδικά εάν, εκτός από τη διαχείριση γραφείων, ένα άτομο δεν κατέχει πλέον κανένα επάγγελμα.

Λόγω του γεγονότος ότι τα καθήκοντα δεν είναι πολύ περίπλοκα, ο ανταγωνισμός για μία εργασία, τουλάχιστον στη Ρωσία, είναι αρκετά υψηλός - 6 άτομα για κενή θέση. Ταυτόχρονα, ο μισθός είναι χαμηλός από τα πρότυπα κεφαλαίου - 27 χιλιάδες ρούβλια.

Στην πολιτιστική πρωτεύουσα - Αγία Πετρούπολη - ο μισθός τέτοιων εργαζομένων είναι χαμηλότερος κατά περίπου 5-7 χιλιάδες και ο ανταγωνισμός είναι πολλές φορές υψηλότερος. Όσο πιο μακριά είναι η περιφέρεια της χώρας, τόσο χαμηλότερος είναι ο μισθός και τόσο περισσότεροι αιτούντες για τη θέση.

Απαραίτητες προσωπικές ιδιότητες

Οι εντολές που λαμβάνει ο διαχειριστής γραφείου, κατά κανόνα, χρειάζονται επείγουσα και άμεση εκτέλεση. Επομένως, ο αιτών απαιτείται, πρώτα απ 'όλα, επιμέλεια, ταχύτητα και ακρίβεια. Η καλή μνήμη και η συγκέντρωση είναι επίσης σημαντικά.

Το άτομο που κατέχει αυτή τη θέση πρέπει να είναι φιλικό και κοινωνικό, γιατί σε ορισμένες περιπτώσεις ενεργεί ως εκπρόσωπος της εταιρείας μπροστά στους πελάτες.

Ο διευθυντής γραφείου πρέπει να έχει μια ικανοποιητική και λογικά δομημένη ομιλία, καθώς και μια κύρια επιχειρηματική ηθική, καθώς συχνά συμμετέχει στη διοργάνωση επιχειρηματικών διαπραγματεύσεων και εταιρικών συναντήσεων.

Οι χρήσιμες γνώσεις, όπως ο αριθμός τηλεφώνου ενός καλού ηλεκτρολόγου ή μια υπηρεσία παράδοσης γεύματος, δεν θα βλάψουν επίσης. Πράγματι, σε πολλές εταιρείες η παραγγελία στο γραφείο, καθώς και ο κορεσμός των εργαζομένων ελέγχονται επίσης από τον διευθυντή.

Βασικές δεξιότητες διαχειριστή γραφείου

1. Η πρώτη απαίτηση για έναν τέτοιο υπάλληλο είναι μια καλή γνώση του υπολογιστή και του Διαδικτύου. Εάν, εκτός από το Word και το Excel, ο αιτών θα έχει το Photoshop ή το Office Picker Manager, αυτός είναι ένας άλλος λόγος να τον προσλάβει και όχι κάποιον άλλο.
2. Υψηλή ταχύτητα εκτύπωσης. Η ικανότητα γρήγορης πληκτρολόγησης κειμένων είναι μία από τις πιο σημαντικές για έναν διευθυντή γραφείου.
3. Οι δεξιότητες στη διοικητική διαχείριση που αποκτήθηκαν σε προηγούμενες θέσεις εργασίας απαιτούνται εάν ένα άτομο πάρει δουλειά σε μια μεγάλη εταιρεία.
4. Δεξιότητες γραφειοκρατίας. Η τεκμηρίωση είναι μια από τις κύριες αρμοδιότητες αυτού του τύπου ειδικών, επομένως η βασική γνώση είναι απαραίτητη.
5. Βέβαια χρήση εξοπλισμού γραφείου. Φαξ, εκτυπωτές, σαρωτές - όλα αυτά πρέπει να εμπίπτουν στην αρμοδιότητα του διαχειριστή γραφείου.
6. Δεξιότητες ικανής και διπλωματικής επικοινωνίας. Ο διευθυντής γραφείου πρέπει όχι μόνο να επικοινωνεί με ικανοποίηση, αλλά πρέπει να είναι σε θέση να επιλύει καταστάσεις συγκρούσεων, εάν είναι απαραίτητο.
7. Επάρκεια σε μια ξένη γλώσσα. Σε μεγάλες διεθνείς εταιρείες, ο διευθυντής γραφείου πρέπει να είναι άπταιστος στα αγγλικά τουλάχιστον.

Γενικές διατάξεις της περιγραφής εργασίας

Η θέση του διευθυντή γραφείου εγκρίνεται από τον Διευθύνοντα Σύμβουλο της εταιρείας. Σε διαφορετικές εταιρείες, μπορεί να διαφέρει από ορισμένες απόψεις, αλλά γενικά οι κύριες διατάξεις της δεν αλλάζουν. Είναι απαραίτητο να εξοικειωθείτε με τις οδηγίες εργασίας πριν από την υπογραφή της σύμβασης εργασίας, ώστε να μην παραπονεθείτε αργότερα ότι η εκπλήρωση ορισμένων καθηκόντων δεν ήταν μέρος των σχεδίων σας.

Οι γενικές διατάξεις μπορεί να αναφέρουν:

• ποιος είναι υπεύθυνος για την πρόσληψη του διευθυντή γραφείου ·
• ποιος έχει το δικαίωμα να τον απαλλάξει από τη θέση του ·
• στον οποίο αναφέρεται ο υπάλληλος ·
• που αναφέρει στον υπεύθυνο γραφείου ·
• ο οποίος εκτελεί τα καθήκοντα ενός διευθυντή γραφείου σε περίπτωση απουσίας του, κ.λπ.

Συνήθως, οι διευθυντές γραφείων αναφέρουν στον Διευθύνοντα Σύμβουλο. Οι διαχειριστές του γραφείου αναφέρουν ταχυμεταφορές, προγράμματα οδήγησης, καθαριστές κ.λπ.

Επίσης στις γενικές διατάξεις μπορεί να προσδιοριστεί ποιος υπάλληλος με ποιο επίπεδο προσόντων μπορεί να γίνει αποδεκτός για την περιγραφείσα θέση.

Άμεσα καθήκοντα

Η επόμενη παράγραφος στις οδηγίες καθορίζει τα καθήκοντα ενός διευθυντή γραφείου.

Για τα βιογραφικά για τις κενές θέσεις εργασίας, συχνά οι υποψήφιοι γράφουν σε ξεχωριστή στήλη ποιες ευθύνες έκαναν σε μια προηγούμενη εργασία στο γραφείο. Έτσι, ο εργοδότης λαμβάνει περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις δεξιότητες του αιτούντος.

Ποια στοιχεία μπορεί να είναι οι άμεσες ευθύνες ενός διευθυντή γραφείου;

1. Επίβλεψη τηλεφωνικών κλήσεων. Ο υπάλληλος πρέπει να απαντά στις εισερχόμενες κλήσεις, όσο καλύτερα μπορεί, να απαντά σε ερωτήσεις από αντιπάλους και επίσης να ενημερώνει τους προϊσταμένους του για τις πληροφορίες που ζήτησαν να μεταδώσουν.
2. Διάρκεια τεκμηρίωσης. Αποθήκευση και λογιστικοποίηση εγγράφων, έλεγχος αλληλογραφίας, εκτέλεση παραγγελιών κ.λπ. - Αυτές είναι οι άμεσες ευθύνες του διευθυντή γραφείου.
3. Αναπαραγωγή εγγράφων. Με ειδικές οδηγίες από το αφεντικό, ο υπάλληλος εκτελεί αντιγραφή και αντιγραφή της εργασίας.
4. Δημιουργία επιστολών, αιτημάτων - δηλ. Αλληλογραφία με συνεργάτες, πελάτες ή προμηθευτές κατόπιν αιτήματος του άμεσου επόπτη.

Τα καθήκοντα ενός διευθυντή γραφείου μπορεί να περιλαμβάνουν τουλάχιστον έξι άλλους τύπους εργασίας. Αλλά σε κάθε εταιρεία, το φορτίο των ειδικών αυτής της κατηγορίας καθορίζεται ξεχωριστά.

Δικαιώματα διαχειριστή γραφείου

Οποιαδήποτε εντολή διαχειριστή γραφείου περιλαμβάνει όχι μόνο καθήκοντα, αλλά και δικαιώματα.

1. Για την παροχή πλήρων πληροφοριών. Για την εκτέλεση ορισμένων εργασιών, ο διαχειριστής του γραφείου έχει το δικαίωμα να απαιτήσει την παροχή αυτού του όγκου πληροφοριών, συμπεριλαμβανομένων των εμπιστευτικών, τις οποίες χρειάζεται.
2. Υγιείς προτάσεις εξορθολογισμού. Εάν για την οργάνωση της εργασίας γραφείου, απαιτούνται καινοτομίες ή πρόσθετες παραγγελίες του γενικού διευθυντή, τότε ο διευθυντής έχει το δικαίωμα να προσφέρει για να τις παρουσιάσει.
3. Απαιτήστε κατάλληλες συνθήκες εργασίας. Εάν τα επίσημα καθήκοντα δεν μπορούν να εκτελεστούν λόγω έλλειψης απαραίτητων συνθηκών, ο διαχειριστής γραφείου μπορεί να απαιτήσει τη δημιουργία τους.
4. Ενεργήστε εντός της αρμοδιότητας. Έχοντας μελετήσει την περιγραφή της εργασίας, ο εργαζόμενος έχει το δικαίωμα να λαμβάνει αποφάσεις και να δίνει εντολές, αλλά μόνο στο πλαίσιο της αρμοδιότητάς του.

Αυτός είναι ένας γενικός οδηγός για τα δικαιώματα που έχει ο διαχειριστής γραφείου. Μπορούν να συμπληρωθούν ή να μειωθούν ανάλογα με τις ιδιαιτερότητες του ιδρύματος.

Μια ευθύνη

Ο διευθυντής γραφείου είναι ένα επάγγελμα που περιλαμβάνει επίσης κάποια ευθύνη. Το πεδίο εφαρμογής και η τιμωρία για παραβίαση των κανόνων καθορίζονται από κάθε εργοδότη ξεχωριστά. Τα πιο συνηθισμένα σημεία στα οποία αναλαμβάνεται η ευθύνη στις περιγραφές θέσεων εργασίας μοιάζουν με αυτό.

1. Για αμέλεια απέναντι στα καθήκοντά τους. Η έγκαιρη εκτέλεση παραγγελιών και οποιαδήποτε άλλη αμέλεια είναι σφάλμα του υπαλλήλου, για το οποίο είναι απαραίτητο να απαντηθεί.
2. Για την αποκάλυψη εμπιστευτικών πληροφοριών. Στις συμβάσεις εργασίας και τις περιγραφές εργασίας, πρέπει να διαβάσετε προσεκτικά τις ρήτρες σχετικά με το απόρρητο των πληροφοριών. Για την αποκάλυψή της, τις περισσότερες φορές μπορείτε να χάσετε τη δουλειά σας.
3. Για παραβίαση αρμοδιότητας. Δεν επιτρέπονται ενέργειες πέραν του πεδίου αρμοδιότητας του εργαζομένου.
4. Για παραβίαση του προγράμματος εργασίας κ.λπ. Παραβίαση του προγράμματος εργασίας, κανόνες πυρασφάλειας ή προφυλάξεις ασφαλείας είναι επίσης ευθύνη του εργαζομένου.

Πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα του επαγγέλματος

Αυτό το επάγγελμα έχει, όπως και πολλά άλλα, ορισμένα πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα. Λοιπόν, ποια είναι τα πλεονεκτήματα της εργασίας στο διαχειριστή γραφείων;

Οι απαντήσεις των εργαζομένων που εργάζονται σε αυτό το μέτωπο σχετίζονται, καταρχάς, με την υψηλή ζήτηση για αυτό το επάγγελμα: αφού αποκτήσουν κάποια εμπειρία σε αυτόν τον τομέα, δεν είναι δύσκολη η εύρεση καλύτερης αμειβόμενης εργασίας. Αυτές οι διοικητικές δεξιότητες που αποκτώνται στη διαδικασία της εργασίας είναι σχετικές στην καθημερινή ζωή. Επιπλέον, η εργασία ως διαχειριστής γραφείου σάς επιτρέπει να αναπτύξετε τις επικοινωνιακές σας δεξιότητες.

Μεταξύ των μειονεκτημάτων είναι η αυξημένη ψυχολογική επιβάρυνση που βιώνουν οι εργαζόμενοι, γιατί σε μια εργάσιμη ημέρα πρέπει να λύσετε πολλά διαφορετικά θέματα. Επιπλέον, οι διαχειριστές, εκτός από τα άμεσα καθήκοντα, φορτώνουν συχνά τους διαχειριστές γραφείων με προσωπικά αιτήματα και πρόσθετες οδηγίες.

Πού να σπουδάσω το επάγγελμα;

Ο διευθυντής γραφείου που είναι αυτό είναι σαφές από τα παραπάνω. Ωστόσο, πού μπορεί κανείς να μάθει αυτό το επάγγελμα;

Δεν υπάρχει ειδική σχολή που να προετοιμάζει τους διευθυντές γραφείων σε κανένα πανεπιστήμιο. Αλλά συχνά ο διευθυντής θέλει ένα άτομο με τριτοβάθμια εκπαίδευση να κατέχει αυτήν τη θέση. Αυτό το είδος εκπαίδευσης δεν θα είναι πάντα σημαντικό - το κυριότερο είναι ότι ο υποψήφιος είναι απόφοιτος του πανεπιστημίου. Στις επαρχιακές πόλεις, αυτή η θέση μπορεί να ληφθεί ακόμη και μετά από 9 τάξεις εκπαίδευσης. Κάθε εταιρεία αποφασίζει μεμονωμένα ποιος διευθυντής γραφείου απαιτεί.

Πάνω απ 'όλα, ο εργοδότης θα ενδιαφέρεται για άλλα χαρακτηριστικά του υποψηφίου:

• αν έχει εργαστεί σε αυτόν τον τομέα στο παρελθόν;
• Πόσο καλά έμπειρος στον υπολογιστή?
• Γνωρίζει η γραφική εργασία;
• Μιλάει γλώσσες κ.λπ.

Δεν μπορείτε να μειώσετε τις επικοινωνιακές δεξιότητες ενός ατόμου. Εάν όλα είναι σωστά σύμφωνα με αυτούς τους δείκτες, οι πιθανότητες να βρουν δουλειά αυξάνονται.