Περιγραφή εργασίας ενός διευθυντή γραφείου με λειτουργίες γραμματέα: χαρακτηριστικά και απαιτήσεις

Ακόμη και με ένα μικρό προσωπικό, συμπεριλαμβανομένου μόνο του επικεφαλής της εταιρείας και των υπαλλήλων της, απαιτείται ένας υπεύθυνος υπάλληλος, ο οποίος θα ήταν η οργανωτική δύναμη, ικανός να διευθύνει και να ελέγχει τη διαδικασία εργασίας - αυτή η ιδέα καθορίζει το κείμενο της περιγραφής της εργασίας του διευθυντή γραφείου.

Μια τέτοια θέση απαιτεί από τον αιτούντα να έχει ένα σύνολο ειδικών δεξιοτήτων και κατάλληλης εκπαίδευσης, καθώς και την ικανότητα αλληλεπίδρασης με ανθρώπους. Ωστόσο, αυτή η λίστα απαιτήσεων δεν περιορίζεται σε.

Περιγραφή εργασίας

Ήδη στο στάδιο της αίτησης για θέση, ένας υποψήφιος μπορεί να εξοικειωθεί με μια κανονιστική πράξη που ρυθμίζει τα δικαιώματα, τα καθήκοντά του και τον τομέα ευθύνης σε μια εταιρεία. Ένα τέτοιο έγγραφο ονομάζεται περιγραφή εργασίας. Αποτελείται από πέντε βασικές ενότητες:

1. Γενικές προμήθειες Περιέχουν όλες τις οργανωτικές πληροφορίες: το όνομα της επιχείρησης, τη θέση που κατέχει και τη δομική μονάδα στην οποία ανήκει. Δείχνει επίσης την υπαγωγή, τη διαδικασία πλήρωσης μιας θέσης και απόλυσης, καθώς και τις απαιτήσεις εκπαίδευσης και προσόντων.
2. Καθήκοντα. Αυτή η ενότητα παραθέτει τις ευθύνες του υπαλλήλου, καθώς και τον τρόπο υλοποίησής τους.
3. Τα δικαιώματα του εργαζομένου, δηλαδή όλα τα πρόσθετα χαρακτηριστικά που συμβάλλουν στην αποτελεσματική εκτέλεση των καθηκόντων.
4. Μια ευθύνη. Σύμφωνα με αυτήν την ενότητα, η διοίκηση αποφασίζει για την αξιολόγηση της ποιότητας της εργασίας, της προαγωγής ή του προστίμου.
5. Η σχέση. Αυτή η ενότητα διέπει όλες τις επικοινωνίες με εξωτερικές και εσωτερικές μονάδες που ενδέχεται να προκύψουν από τον εργαζόμενο κατά τη διαδικασία άσκησης των καθηκόντων του.

Αρχές συγγραφής περιγραφών εργασίας

Η κανονιστική βάση για την προετοιμασία τέτοιων εγγράφων είναι ο Κατάλογος Προσόντων των θέσεων των διευθυντών, ειδικών και άλλων υπαλλήλων (1998). Κατά την ανάπτυξή του, δόθηκε ιδιαίτερη προσοχή στην περιγραφή της θέσης και των προϋποθέσεων για την εκπλήρωση των καθηκόντων του από τον εργαζόμενο. Οι λεπτομέρειες της εργασίας περιλαμβάνονται στον τίτλο του εγγράφου, για παράδειγμα, "Περιγραφή εργασίας του γραμματέα" (διευθυντής γραφείου ή διευθυντής λογιστή).

Επιπλέον, εάν υπάρχουν δύο δημοσιεύσεις με τα ίδια ονόματα, αλλά με διαφορετικές εργασίες, τότε θα πρέπει να προετοιμαστούν διαφορετικά έγγραφα που να αντικατοπτρίζουν αυτές τις διαφορές. Οι περιγραφές εργασίας του διευθυντή γραφείου του υπαλλήλου προσωπικού έχουν ορισμένες διαφορές από την ίδια κανονιστική πράξη για τον γραμματέα.

Απαιτήσεις διαχειριστή γραφείου

Με τον ένα ή τον άλλο τρόπο, ένας υποψήφιος για μια θέση θα πρέπει να καθοδηγεί τους ανθρώπους. Μπορεί να είναι μόνο δύο άτομα σε μια μικρή εταιρεία ή ολόκληρο το διοικητικό προσωπικό σε μια μεγάλη επιχείρηση. Φυσικά, ο αιτών πρέπει να είναι σίγουρος χρήστης του υπολογιστή και να μπορεί να συνεργάζεται με άλλο εξοπλισμό γραφείου (σαρωτής, εκτυπωτής ή φαξ). Ο διευθυντής γραφείου είναι συχνά εκπρόσωπος της εταιρείας, επομένως η υποχρεωτική ομιλία και η ικανότητα γραφής επιχειρηματικών επιστολών είναι απαραίτητη προϋπόθεση. Πολύ συχνά οι εταιρείες απαιτούν από αυτούς τους υπαλλήλους να γνωρίζουν τα βασικά της γραφειοκρατίας και του εργατικού δικαίου. Η επάρκεια σε τουλάχιστον μία ξένη γλώσσα εξακολουθεί να είναι μια επιθυμητή ικανότητα, ωστόσο, όταν υποβάλλετε αίτηση για μια μεγάλη επιχείρηση, αυτή είναι ήδη μία από τις υποχρεωτικές απαιτήσεις.

Σε ορισμένες περιπτώσεις, ο διευθυντής γραφείου πρέπει να συνδυάσει τα καθήκοντά του με τις λειτουργίες άλλων υπαλλήλων. Αυτό οδηγεί σε αύξηση των απαιτούμενων δεξιοτήτων. Έτσι, ένας διευθυντής γραφείου με τις λειτουργίες ενός λογιστή πρέπει να έχει την κατάλληλη εκπαίδευση και να έχει ειδικά προγράμματα.

Κύριες αρμοδιότητες

Μια τυπική περιγραφή εργασίας ενός διευθυντή γραφείου με λειτουργίες γραμματέα περιλαμβάνει τα ακόλουθα στοιχεία:

• επεξεργασία αλληλογραφίας, εισερχόμενων και εξερχόμενων. την αναδιανομή τους εντός της εταιρείας ·
• έλεγχος του χρόνου εκτέλεσης των υποχρεώσεων βάσει συμβάσεων και συμφωνιών ·
• πραγματοποίηση εξερχόμενων και λήψης εισερχόμενων κλήσεων ·
• συνεργαστείτε με πελάτες και εκπροσώπους συνεργαζόμενων εταιρειών.
• παρακολούθηση της διαθεσιμότητας των απαραίτητων χαρτικών ·
• Διατήρηση εξοπλισμού γραφείου σε κατάσταση λειτουργίας και κλήση ειδικών σε περίπτωση βλάβης.
• κατανομή του χρόνου εντός του προγράμματος εργασίας (σε ορισμένες περιπτώσεις για το κεφάλι) ·
• διοργάνωση των απαραίτητων εκδηλώσεων (συναντήσεις, συνέδρια, επαγγελματικά ταξίδια, εταιρικά πάρτι) ·
• καταγραφή συναντήσεων
• ενημέρωση και αναπλήρωση νέου περιεχομένου στον εταιρικό ιστότοπο.

Αυτή η λίστα περιλαμβάνει μόνο βασικές απαιτήσεις. Άλλα αντικείμενα μπορούν να προστεθούν σύμφωνα με τις λεπτομέρειες της σύμβασης εργασίας που έχει συναφθεί. Η περιγραφή της εργασίας ενός διευθυντή γραφείου με τις λειτουργίες ενός υπαλλήλου προσωπικού, για παράδειγμα, απαιτεί από έναν υπάλληλο να τηρεί και να παρέχει όλα τα λογιστικά έγγραφα εγκαίρως ή να αντικαθιστά τον επικεφαλής του τμήματος προσωπικού σε περίπτωση απουσίας του.

Πρόσθετες ευθύνες

Εκτός από τις κύριες λειτουργίες, η περιγραφή της εργασίας του διευθυντή γραφείου περιέχει μια λίστα διαφορετικών ευθυνών, η οποία μπορεί να διαφέρει ανάλογα με τις οδηγίες της εταιρείας. Ένας διευθυντής γραφείου μπορεί να υποχρεωθεί να συνεργαστεί με διοικητικές αρχές, δηλαδή να λάβει άδεια για τη διεξαγωγή συναλλαγών, να ανοίξει υποκατάστημα εταιρείας ή θυγατρικής κ.λπ.

Ένα από τα πιο κρίσιμα καθήκοντα είναι η πραγματική διαχείριση της εταιρείας απουσία του διευθυντή της. Φυσικά, αυτό είναι εφικτό μόνο εάν ο εργαζόμενος έχει καθιερωθεί ως υπεύθυνο και αξιόπιστο άτομο στο οποίο βασίζεται. Επιπλέον, η περιγραφή της εργασίας του διευθυντή γραφείου περιέχει συχνά μια ρήτρα σχετικά με την ανάγκη κατάρτισης ενός γενικού πληρεξούσιου. Ένα τέτοιο έγγραφο μπορεί να απαιτείται, για παράδειγμα, για τη λήψη αντικειμένων αλληλογραφίας υψηλού βαθμού σημασίας.

Άτυπες απαιτήσεις

Οι μεγάλες εταιρείες επιτρέπουν συνήθως εκ των προτέρων να εξοικειωθούν με τη δειγματοληπτική περιγραφή εργασίας του διευθυντή γραφείου για υποψηφίους για αυτήν τη θέση, έτσι ώστε να έχουν πλήρη επίγνωση της λίστας απαιτήσεων και ευθυνών.

Αλλά ακόμη και όταν βλέπει τέτοιες εξουσίες, ο αιτών πρέπει να καταλάβει ότι παραμένει ένας από τους πολλούς υπαλλήλους της επιχείρησης. Από αυτήν την άποψη, δεν πρέπει να ξεχνάμε τι δεν περιγράφεται στην περιγραφή της εργασίας. Ένας διευθυντής γραφείου με καθήκοντα γραμματέα πρέπει να είναι ένα άτομο που έχει μια λεπτή αίσθηση χρόνου για να είναι σε θέση να το διανείμει όπως απαιτείται.

Εργασίες για την οργάνωση της ροής εργασίας

Η πιο σημαντική προϋπόθεση για την εργασία του είναι η αποδοτικότητα, επομένως, ένα άτομο που κατέχει μια τέτοια θέση είναι υποχρεωμένο να καταναλώνει οικονομικά υλικά γραφείου, για να ελέγχει την ποσότητα ηλεκτρικής ενέργειας που καταναλώνεται.

Για άλλους υπαλλήλους, ο διευθυντής γραφείου είναι υπεύθυνος σχεδόν ισοδύναμος με τον προϊστάμενο. Βάσει αυτού, πρέπει να διασφαλίσει ότι οι συνθήκες εργασίας είναι σύμφωνες με τους αποδεκτούς κανόνες υγιεινής και τους κανόνες ασφαλείας. Τέλος, κατά την εκπλήρωση των άμεσων καθηκόντων του, ο διευθυντής γραφείου αποκτά πρόσβαση σε διαβαθμισμένα έγγραφα, επομένως μία από τις προϋποθέσεις είναι η υπογραφή συμφωνίας μη αποκάλυψης εμπορικών μυστικών ή οποιωνδήποτε άλλων πληροφοριών που θα μπορούσαν να βλάψουν τη θέση της εταιρείας στην αγορά.

Δικαιώματα διαχειριστή γραφείου

Φυσικά, η εκτέλεση ενός τέτοιου αριθμού καθηκόντων επιτρέπει στον υπάλληλο να ασκήσει ειδικά δικαιώματα. Περιγράφονται επίσης στην περιγραφή εργασίας του διευθυντή γραφείου. Η ουσία ορισμένων από αυτές, όπως η δυνατότητα πρόσβασης σε εμπιστευτικές πληροφορίες, απορρέει άμεσα από την ανάγκη εκπλήρωσης των εργασιακών τους ευθυνών. Άλλοι συνδέονται με προνόμια εξουσίας. Έτσι, ο διευθυντής γραφείου έχει το δικαίωμα να απαιτήσει από τους υπόλοιπους υπαλλήλους να διορθώσει τα λάθη που έχουν κάνει σε αμέλεια στα έγγραφα παραγωγής, να καθορίσει για το μέγεθος του κινήτρου ή να επιβάλει κυρώσεις σε αμέλεια.

Συχνά, ο διευθυντής γραφείου είναι ο σύνδεσμος μεταξύ υπαλλήλων και υπευθύνων λήψης αποφάσεων. Μια τέτοια θέση του επιτρέπει να επιτύχει καλύτερες συνθήκες εργασίας και να παρουσιάσει συλλογικές επιθυμίες για βελτίωση της ποιότητας εργασίας τόσο ενός συγκεκριμένου τμήματος όσο και της επιχείρησης στο σύνολό της.

Χαρακτηριστικά της περιγραφής εργασίας του διευθυντή γραφείου του τμήματος πωλήσεων

Οι διευθυντές γραφείων ήταν από καιρό απαραίτητοι σε μεγάλες και όχι τόσο μεγάλες εταιρείες, επομένως χρειάζονται κάποιες ειδικές δεξιότητες για να καλύψουν μια τέτοια κενή θέση. Μια κοινή περίπτωση είναι όταν αρκετοί διευθυντές γραφείων με ειδικές λειτουργίες, οι οποίοι εποπτεύονται από έναν, εργάζονται στην ίδια επιχείρηση. Οι περιγραφές εργασίας τους συμπίπτουν ουσιαστικά, αλλά διαφέρουν σε ένα επιπλέον σύνολο λειτουργιών.

Έτσι, εάν ο διευθυντής γραφείου εργάζεται στο τμήμα πωλήσεων, η περιγραφή της εργασίας του μπορεί να περιέχει στοιχεία όπως:

• αναζήτηση νέων σημείων πώλησης.
• παρακολούθηση των αλλαγών στη δομή της ζήτησης ·
• προετοιμασία εγγράφων αναφοράς για τέλειες πωλήσεις ·
• άμεση συνεργασία με τον πελάτη για τη λήψη παραγγελιών και την επακόλουθη επεξεργασία τους.
• εργαστεί για την ενημέρωση των πελατών σχετικά με πιθανές αλλαγές στην ποικιλία των προϊόντων και τον επανυπολογισμό των τιμών ·
• οργάνωση των απαραίτητων συναντήσεων ·
• υπογραφή συμβάσεων προμήθειας αγαθών.

Περαιτέρω απαιτήσεις μπορεί να σχετίζονται με τις ιδιαιτερότητες των αγαθών που προσφέρει η εταιρεία. Εάν η εταιρεία συνδέεται με την πώληση ακινήτων, τότε τα καθήκοντα του διαχειριστή γραφείου μπορεί να περιλαμβάνουν την προετοιμασία ενημερωτικών φυλλαδίων και την προετοιμασία συγκεκριμένων εγγράφων.

Ευθύνη υπευθύνου γραφείου

Σε περίπτωση μη εκπλήρωσης των καθηκόντων τους, κατά τη διάπραξη αδικημάτων, συμπεριλαμβανομένης της αποκάλυψης εμπορικών μυστικών ή της εκτέλεσης άλλων ενεργειών που βλάπτουν την εικόνα της εταιρείας, ο υπεύθυνος γραφείου είναι υπεύθυνος σύμφωνα με τους κανόνες των διοικητικών, αστικών και ποινικών κωδίκων. Εάν προκληθεί ουσιώδης ζημιά στον οργανισμό, τότε η ποινή επιβάλλεται σύμφωνα με τις διατάξεις του κώδικα εργασίας.