Γραμματέας επαγγέλματος. Η αναφορά είναι

Πολλά κορίτσια ονειρεύονται να ξεκινήσουν μια καριέρα με τη θέση του γραμματέα-αναφερόμενου. Αυτή είναι μια εντελώς φυσιολογική και λογική επιθυμία. Μόνο ο καθένας δεν σκέφτεται τι χρειάζεται για αυτό (εκτός από μια ελκυστική εμφάνιση). Αλλά θα άξιζε τον κόπο. Σε τελική ανάλυση, η αναφορά δεν είναι μόνο ένα «όμορφο πρόσωπο» δίπλα στον ηγέτη. Αντίθετα, είναι ένας «οδηγός» για όλα τα ζητήματα: ένα ξεκάθαρο και έξυπνο κορίτσι που βρίσκει διέξοδο από οποιαδήποτε κατάσταση. Ας ρίξουμε μια πιο προσεκτική ματιά.

Τι πρέπει να κάνετε

Σε οποιονδήποτε οργανισμό, υπάρχει εντολή του γραμματέα-αναφερόμενου. Περιέχει μια λίστα (μερικές φορές λεπτομερή, μερικές φορές όχι πολύ) των επίσημων καθηκόντων. Αυτές περιλαμβάνουν δεξιότητες. Ένα άτομο που είναι τυχερό να βρει μια τέτοια δουλειά θα πρέπει να είναι σε θέση να επικοινωνεί με πελάτες, να διαπραγματεύεται (προσωπικό και τηλέφωνο), να επιλέγει και να οργανώνει υλικό, να προετοιμάζει περιλήψεις και άλλα. Δηλαδή, είναι σαφές ότι αυτό το άτομο πρέπει να έχει πολλές δεξιότητες. Οι λεπτομέρειες εξαρτώνται από την κατεύθυνση της εταιρείας. Έτσι, για παράδειγμα, απαιτείται νομικός σύμβουλος για να κατανοήσει τις νομικές περιπλοκές. Συμβαίνει ότι αυτή η θέση σχετίζεται με την ικανότητα επίλυσης οργανωτικών ζητημάτων. Με άλλα λόγια, η αναφορά είναι το «δεξί» του ηγέτη. Είναι πάντα στα φτερά, πρέπει να γνωρίζει όλα όσα χρειάζεται το αφεντικό για τη δουλειά του.

Μερικές «ειδικές» ερωτήσεις για το επάγγελμα

Εδώ αξίζει μια μικρή διευκρίνιση για το τι συνήθως «κρύβεται πίσω από τα παρασκήνια». Δεδομένου ότι ο αναφερόμενος είναι ακριβώς το άτομο που συχνότερα επικοινωνεί με το αφεντικό, απαιτείται να έχει κάποιες διπλωματικές ικανότητες. Γιατί; Είναι απλό: ο ηγέτης (ειδικά μια μεγάλη ομάδα) δεν έχει χρόνο να αντιμετωπίσει όλες τις αποχρώσεις της σχέσης. Συνήθως είναι εργαζόμενος. Όταν κάποιος έχει γενέθλια, ποιος θα γεννήσει, ποιος έχει παιδιά - αυτό τον ενδιαφέρει μόνο σε σχέση με τις στιγμές εργασίας. Όλα αυτά τα «μικρά πράγματα» πέφτουν στους ώμους του βοηθού γραμματέα. Είναι υποχρεωμένος να ενημερώσει το αφεντικό πότε οι διακοπές πρέπει να ενημερώσουν για την ένταση που δημιουργείται στην ομάδα (αν αξίζει την προσοχή του). Αποδεικνύεται λοιπόν ότι πρώτα ο ίδιος ο βοηθός γραμματέας πρέπει να το καταλάβει, να αφαιρέσει το πλεόνασμα και μετά να «φορτώσει» τον διευθυντή. Αυτό το έργο δεν είναι εύκολο! Αλλά αυτό ήταν από τον τομέα των άτυπων καθηκόντων.

Κύριες λειτουργίες

Σχεδόν όλες οι εργασίες γραφείου εμπίπτουν στο μερίδιο του βοηθού γραμματέα σε μικρές επιχειρήσεις. Σε μεγάλο βαθμό - μέρος αυτού. Δηλαδή, θα πρέπει να μάθετε να συνθέτετε γράμματα, να κανονίζετε σωστά τη λήψη και την αποστολή, την εγγραφή, τη διανομή (εάν υπάρχει) και ούτω καθεξής. Είναι σαφές ότι δεν μπορεί κανείς να κάνει χωρίς τέλεια γνώση της ρωσικής γλώσσας. Τα γράμματα λάθους είναι το χαλασμένο πρόσωπο της εταιρείας. Μερικές φορές απαιτείται ένα άτομο με γνώση ξένων γλωσσών να εργάζεται σε αυτήν τη θέση. Επιπλέον, ο αναφερόμενος είναι το άτομο που συνδέει τους υπαλλήλους της εταιρείας (ή των τμημάτων της) μεταξύ τους. Οι λειτουργίες του περιλαμβάνουν τη σωστή κατανομή των ροών πληροφοριών μεταξύ δομικών μονάδων που λειτουργούν σε ένα μεγάλο πράγμα. Η αναφορά είναι ένα επάγγελμα μάλλον περίπλοκο, καθώς πρέπει να έχουμε κατά νου πολλές λεπτομέρειες και γεγονότα. Όλα αυτά είναι απαραίτητα για να νιώσει άνετα ο ηγέτης, να μην αποσπαστεί η προσοχή από μικροπράγματα από την κύρια γραμμή.

Προσωπικές ιδιότητες

Δεδομένου ότι το έργο της παραπομπής βασίζεται στην επικοινωνία, επιλέγουν ένα επικοινωνιακό, χωρίς σύγκρουση άτομο για τη θέση. Σε οποιαδήποτε εταιρεία, αυτή είναι μια θέση «κλειδιού». Το άτομο που τον απασχολεί έχει μεγάλη επιρροή τόσο στον αρχηγό όσο και στους συναδέλφους του. Επομένως, απαιτείται ευπρέπεια. Επίσης, ο βοηθός γραμματέας πρέπει να είναι ακριβής, έξυπνος, ακόμη και δημιουργικός. Κάποιος πρέπει να είναι σε θέση να βρει μια αποδεκτή διέξοδο από οποιαδήποτε κατάσταση. Ο κριτικός πρώτα απ 'όλα σκέφτεται για το «πρόσωπο» του εργοδότη του και μετά για τον εαυτό του. Το επίπεδο ευθύνης δεν είναι μόνο υψηλό, αλλά και παγκόσμιο. Δεν μπορούν όλοι να αντεπεξέλθουν σε ένα τέτοιο φορτίο. Επομένως, πρέπει να σκεφτείτε προσεκτικά πριν υποβάλετε αίτηση για μια τέτοια θέση. Ο βοηθός γραμματέας στο χώρο εργασίας πρέπει να είναι σε θέση να θέσει τα ενδιαφέροντά του στο παρασκήνιο. Στην πρώτη - ό, τι είναι απαραίτητο για να λειτουργήσει το αφεντικό. Παρεμπιπτόντως, γι 'αυτό τις περισσότερες φορές τα κορίτσια κατέχουν αυτή τη θέση, καθώς η φροντίδα του γείτονα στις γυναίκες είναι στο αίμα.

Εμπιστευτικές πληροφορίες

Είναι σαφές ότι με τόσο στενή επικοινωνία, πολλά στοιχεία που δεν πρέπει να δημοσιοποιούνται θα είναι γνωστά στην αναφορά. Αυτά δεν είναι μόνο επαγγελματικά μυστικά και εμπορικά μυστικά. Συχνά, ο γραμματέας, ως στενός φίλος, είναι αξιόπιστες και προσωπικές πληροφορίες. Αξίζει να σημειωθεί ότι ο αναφερόμενος πρέπει να είναι σε θέση να αποθηκεύει εμπιστευτικές πληροφορίες. Αυτή είναι μια από τις κύριες επαγγελματικές του δεξιότητες.

Τι εκπαίδευση χρειάζεται

Το κεφάλι προσπαθεί να επιλέξει μια αναφορά, με βάση την κατεύθυνση της δραστηριότητας. Δηλαδή, ο αιτών πρέπει να έχει δίπλωμα που να αντιστοιχεί στο έργο της εταιρείας. Επιπλέον, τα άτομα με νομική εκπαίδευση επιλέγονται συχνά για αυτήν τη θέση. Αυτό είναι βολικό εάν συχνά πρέπει να συνάψετε προσφορές, να προετοιμάσετε άλλα έγγραφα. Μεταξύ των απλούστερων απαιτήσεων: ευχέρεια σε όλα τα προγράμματα υπολογιστών (γραφείο), η ικανότητα εκτύπωσης (γρήγορα και ικανά). Δεδομένου ότι η αναφορά είναι, στην πραγματικότητα, σύμβουλος, πρέπει να έχετε τις δεξιότητες για να βρείτε πληροφορίες τόσο στον Ιστό όσο και εκτός σύνδεσης. Ένα έξυπνο άτομο με γρήγορη αντίδραση οδηγείται σε μια τέτοια θέση πιο συχνά από τον κάτοχο του «σωστού» διπλώματος, που δεν ξέρει πώς να κυριαρχήσει γρήγορα στην κατάσταση.

Χώρο εργασίας

Μια τέτοια θέση ως γραμματέας-αναφερόμενος είναι τώρα σχεδόν σε οποιοδήποτε γραφείο. Συχνά καλείται μόνο με αυτόν τον τρόπο, και ένα άτομο εκτελεί διάφορες λειτουργίες. Όλα εξαρτώνται από το μέγεθος της εταιρείας, τα καθήκοντα, τον αριθμό των εργαζομένων. Σε ορισμένες επιχειρήσεις, ο γραμματέας εκτελεί επίσης τα καθήκοντα ενός λογιστή, σε άλλες - δικηγόρος και ούτω καθεξής. Αυτό είναι ένα υπέροχο ξεκίνημα για ένα άτομο που αναζητά ανάπτυξη σταδιοδρομίας. Για σύντομο χρονικό διάστημα, μπορείτε να αποκτήσετε πολλές δεξιότητες, να κυριαρχήσετε διάφορα επαγγέλματα, το κύριο πράγμα είναι να κατανοήσετε το έργο της εταιρείας, να "αγγίξετε" τα πάντα με τα χέρια σας. Αλλά πρέπει να "γυρίσετε" πολύ γρήγορα. Δεδομένου ότι πολλές πληροφορίες θα πρέπει να υποβληθούν σε επεξεργασία σε λειτουργία υψηλής ταχύτητας. Αλλά αν όλα λειτουργούν, τότε η γνώση που αποκτήθηκε θα είναι αρκετή για να ξεκινήσει μια ανεξάρτητη ανάβαση σε εκείνες τις γραμμές που ορίζετε για τον εαυτό σας. Αυτό όμως δεν είναι καθόλου απαραίτητο. Δεδομένου ότι το επάγγελμα ενός αναφερόμενου, αν το λάβετε σοβαρά, είναι από μόνο του ενδιαφέρον. Δεν αφήνει

τρέχετε σε μια στενή κατεύθυνση, διαχειρίζεστε συνεχώς όλους τους νέους όγκους γνώσεων, βελτιώστε

Πώς να πάρετε μια συνέντευξη

Εάν αποφασίσετε ότι θα αντιμετωπίσετε μια τόσο υπεύθυνη εργασία, τότε θα πρέπει να υποβάλετε ένα βιογραφικό για τις διαθέσιμες κενές θέσεις. Φροντίστε να ελέγξετε τον αλφαβητισμό των απαντήσεων. Λάβετε υπόψη ότι τα ορθογραφικά λάθη θα μειώσουν αμέσως τις πιθανότητές σας στο μηδέν. Το στυλ θα πρέπει επίσης να είναι περιορισμένη επιχείρηση. Κάθε μια από τις λέξεις σας θα σταθμίζεται προσεκτικά και σκόπιμη. Τότε θα ξεκινήσουν οι «δοκιμές». Θα πρέπει να αφιερώσετε λίγο χρόνο για να αποδείξετε ότι θα είστε σε θέση να είστε άξιος βοηθός του ηγέτη. Κάθε εταιρεία διαθέτει τις δικές της μεθόδους. Ωστόσο, ετοιμαστείτε για το γεγονός ότι πρέπει να μιλήσετε με διάφορους αξιωματούχους, να προετοιμάσετε πολλά επίσημα έγγραφα, να απαντήσετε σε μερικές τηλεφωνικές κλήσεις. Πρέπει επίσης να λάβετε υπόψη το γεγονός ότι η εμφάνισή σας θα ελέγχεται αυστηρά. Δηλαδή, θα «εξετάσουν» από το κεφάλι μέχρι τα δάχτυλα. Τις περισσότερες φορές, θα πρέπει να επιδείξετε ένα επιχειρηματικό στυλ ρούχων (μακιγιάζ, χτένισμα). Είναι επίσης ανεπιθύμητη η χρήση ισχυρών αρωμάτων. Σκεφτείτε κάθε μικρό πράγμα! Όλα σε σας πρέπει να είναι διακριτικά, αλλά ελκυστικά. Συμβουλή: μείνετε σεμνοί, αλλά σίγουροι. Να είστε έξυπνοι, αλλά όχι αλαζονικοί. Τότε όλα πρέπει σίγουρα να λειτουργήσουν!