Επάγγελμα τεκμηρίωσης: εργασιακές ευθύνες

Η ροή εγγράφων είναι ένα σημαντικό συστατικό της δραστηριότητας και απαραίτητο στοιχείο της διαχείρισης οποιουδήποτε ιδρύματος, οργανισμού, επιχείρησης. Τα επαγγελματικά έγγραφα πρέπει να συντίθενται σωστά, να αποθηκεύονται συστηματικά και να μετακινούνται με τον βέλτιστο τρόπο. Με την ανάπτυξη της οικονομίας, οι ροές πληροφοριών και ο αριθμός των εγγράφων σε όλους τους τομείς της ανθρώπινης δραστηριότητας αυξάνονται. Επομένως, σήμερα, η ζήτηση για ένα αρκετά νέο επάγγελμα αυξάνεται - ένας διαχειριστής εγγράφων.

Ποιος είναι διαχειριστής εγγράφων

Ένας ειδικός σε έγγραφα είναι ένας ειδικός που ασχολείται με την εγγραφή και τη λογιστική της τεκμηρίωσης. Τα σχετικά επαγγέλματα είναι γραμματέας, αρχειοθέτης, υπάλληλος.

Τα διοικητικά έγγραφα της διοίκησης πρέπει να καταρτίζονται σωστά σύμφωνα με τα πρότυπα και να γνωστοποιούνται στους υπαλλήλους και ακριβώς εκείνους για τους οποίους προορίζονται οι παραγγελίες. Τα έγγραφα τείνουν να είναι παλιά, εκτός κυκλοφορίας. Σε αυτήν την περίπτωση, πρέπει να ταξινομηθούν σύμφωνα με τις νομοθετικές πράξεις για την τήρηση αρχείων και να τοποθετηθούν στο αρχείο. Όλα αυτά γίνονται από έναν διαχειριστή εγγράφων.

Οι ευθύνες εργασίας ενός ειδικού εγγράφων μπορεί να φαίνονται βαρετές. Αλλά αυτό είναι μόνο με την πρώτη ματιά. Μέσα από τα χέρια ενός διαχειριστή εγγράφων, ειδικά εάν είναι ο μόνος υπεύθυνος για τη διαχείριση εγγράφων στην επιχείρηση, περνούν όλες οι ροές πληροφοριών, μπορεί να παρακολουθεί το έργο όλων των τμημάτων και να κατανοεί τους μηχανισμούς δραστηριότητας και ανάπτυξης της εταιρείας.

Σε μεγάλους οργανισμούς, οι ευθύνες των ειδικών στην εργασία με έγγραφα διαιρούνται συνήθως: ο σχεδιασμός, η εγγραφή, η είσοδος σε μια ηλεκτρονική βάση δεδομένων, ο έλεγχος εκτέλεσης, η αποθήκευση πραγματοποιούνται από διαφορετικά άτομα, ακόμη και από ολόκληρα τμήματα.

Τι πρέπει να γνωρίζει ένας διαχειριστής εγγράφων

Προκειμένου να καταρτιστούν σωστά έγγραφα στα οποία οι πληροφορίες παρουσιάζονται με συνοπτικό, ξεκάθαρο και καθαρό τρόπο, ένας ειδικός πρέπει να γνωρίζει τον σκοπό και τις μορφές σύνταξης όλων των τύπων εγγράφων. Για να μάθουμε πώς είναι ένα νομικά δεσμευτικό έγγραφο, πρέπει να κατέχει τις βασικές αρχές του νόμου.

Δεδομένου ότι σήμερα τα περισσότερα έγγραφα αποθηκεύονται σε ηλεκτρονικά μέσα και απαιτείται ανταλλαγή πληροφοριών από υπολογιστή, ο ειδικός διαχείρισης εγγράφων πρέπει να κατανοήσει το λογισμικό. Πρέπει να δημιουργήσει ηλεκτρονικές βάσεις δεδομένων και να είναι σε θέση να επικοινωνεί με το προσωπικό που εξυπηρετεί αυτοματοποιημένα συστήματα για τη δημιουργία, αποθήκευση και διαβίβαση εγγράφων.

Για να αποθηκεύσετε έγγραφα στο αρχείο, ένας ειδικός πρέπει να γνωρίζει ορισμένους κανόνες και προδιαγραφές. Σκοπός των εγγράφων και εμπιστευτικότητα, όροι, συνθήκες αποθήκευσης - σύμφωνα με αυτά τα κριτήρια, πρέπει να ταξινομήσετε τα έγγραφα στο αρχείο και, στη συνέχεια, να δημιουργήσετε ένα αποτελεσματικό σύστημα αναζήτησης.

Ευθύνες τεκμηρίωσης

Οι ευθύνες εργασίας ενός διαχειριστή εγγράφων σε ένα ίδρυμα περιλαμβάνουν

- κατάρτιση, λογιστική, αποθήκευση και έλεγχος εγγράφων ·

- συστηματοποίηση της ροής εργασίας και διασφάλιση της κίνησης των εγγράφων ·

- Οργάνωση της βέλτιστης ροής εγγράφων εντός του οργανισμού ·

- οργάνωση αποθήκευσης και ανάπτυξη ταξινομητών τεκμηρίωσης ·

- διαλογή, εξέταση της αξίας και μεταφορά στο αρχείο εγγράφων με ισχύ που έχει λήξει ·

- απλοποίηση των εισερχόμενων εγγράφων ·

- ανάπτυξη τυποποιημένων εντύπων και φύλλων εγγράφων ·

- δημιουργία βάσεων εγγράφων με τη δημιουργία αριθμών καταχώρησης και δεικτών και ηλεκτρονικών διευθύνσεων αποθήκευσης ·

- προετοιμασία του απαραίτητου υλικού για συναντήσεις, διαπραγματεύσεις και συναντήσεις.

Ο κορυφαίος διαχειριστής εγγράφων εκτελεί τα επίσημα καθήκοντα, στην πραγματικότητα, το ίδιο, αλλά με μεγαλύτερο μερίδιο ευθύνης, καθώς και καθήκοντα σε υπαλλήλους χαμηλότερης κατάταξης.

Ευθύνες εργασίας διαχειριστή εγγράφων σε εκπαιδευτικό ίδρυμα

Ένας διαχειριστής εγγράφων σε ένα εκπαιδευτικό ίδρυμα πρέπει να γνωρίζει, μεταξύ άλλων νομοθετικών πράξεων, το Νόμο της Ρωσικής Ομοσπονδίας «Σχετικά με την Εκπαίδευση». Δεδομένου ότι τα νηπιαγωγεία και τα σχολεία έχουν περιορισμένο προσωπικό, ένας διαχειριστής εγγράφων συνδυάζει τα καθήκοντα ενός γραμματέα, ενός γραμματέα και ενός εργαζομένου, καθοδηγείται από τις μεθοδολογικές συστάσεις για την εργασία με έγγραφα σε εκπαιδευτικά ιδρύματα (επιστολή του Υπουργείου Παιδείας της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 02.12.2000 αρ. 03-51 / 64).

Τα καθήκοντα ενός διαχειριστή εγγράφων σε έναν παιδικό σταθμό περιλαμβάνουν, μεταξύ άλλων, την προετοιμασία συμβάσεων εργασίας με υπαλλήλους και την εκτέλεση προσωπικών αρχείων και τη φύλαξη παιδικού βιβλίου. Συνεργάζεται επίσης με στρατιωτικό γραφείο εγγραφής και διατηρεί τα κατάλληλα έγγραφα εάν υπάρχουν στρατιωτικοί υπεύθυνοι υπάλληλοι στο ίδρυμα.

Ο διαχειριστής εγγράφων συμπληρώνει τα επίσημα καθήκοντα του σχολείου προετοιμάζοντας προσχέδια διοικητικών εγγράφων σχετικά με τη μετακίνηση του σώματος και συμπληρώνοντας προσωπικά αρχεία, διατηρώντας ένα αλφαβητικό βιβλίο μαθητών και λαμβάνοντας υπόψη τις ώρες σχολικής εργασίας των σχολικών υπαλλήλων, την επεξεργασία και επεξεργασία της μεταφοράς των προσωπικών αρχείων των μαθητών στο αρχείο.

Τα ανώτατα εκπαιδευτικά ιδρύματα διεξάγουν όχι μόνο εκπαιδευτικές δραστηριότητες, αλλά και επιστημονικές.

Τα καθήκοντα ενός διαχειριστή εγγράφων σε ένα πανεπιστήμιο κάνουν έναν ειδικό να κατανοήσει τουλάχιστον το προφίλ μιας συγκεκριμένης σχολής, επειδή πρέπει να προετοιμάσει έγγραφα για συναντήσεις και συναντήσεις και να κρατήσει τα πρακτικά και τις τηλεφωνικές συνομιλίες τους για λογαριασμό του πρύτανη.

Προσωπικές ιδιότητες ενός ειδικού στη διαχείριση εγγράφων

Η προσοχή είναι η πιο σημαντική ποιότητα ενός ειδικού στην εργασία με έγγραφα. Η ακρίβεια, η αυστηρότητα και η ευθύνη συμπληρώνουν τη λίστα των προσωπικών ιδιοτήτων που απαιτούνται για την εργασία με επαγγελματικά έγγραφα. Τα λάθη στα δεδομένα, η παραβίαση του νόμου, η απώλεια εγγράφων μπορεί να κοστίσει πολύ στην εταιρεία κατά τη σύναψη σύμβασης ή ελέγχου προσωπικού.

Οι όγκοι των πληροφοριών με τους οποίους λειτουργεί ένας διαχειριστής εγγράφων απαιτούν καλή μνήμη.

Για να εργαστεί σε οποιοδήποτε πεδίο, χρειάζεται επιμονή και αλφαβητισμό όταν εργάζεται με έγγραφα, και στον τομέα της διαχείρισης προσωπικού - και οργανωτικών ικανοτήτων, δημιουργικότητας και επικοινωνιακών δεξιοτήτων.

Ο καθορισμός των σωστών στόχων και η συνεργασία με τη δομή της εταιρείας, οι λεγόμενες επιχειρηματικές ιδιότητες, είναι απαραίτητες για τον διαχειριστή εγγράφων για να οργανώσει τη βέλτιστη ροή εργασίας και ταξινομητή.

Συχνά σε μικρές εταιρείες ο διαχειριστής εγγράφων λειτουργεί μόνος του. Η αυτοοργάνωση, η πειθαρχία και ο αυτοέλεγχος βοηθούν στην οργάνωση αποτελεσματικής εργασίας.

Απαιτήσεις τεκμηρίωσης

Ένα σταθερό κανονιστικό πλαίσιο για τη διαχείριση εγγράφων απαιτεί εκπαίδευση. Επομένως, κατά την πρόσληψη, απαιτείται δίπλωμα ανώτερου εκπαιδευτικού ιδρύματος ή δευτεροβάθμιου ειδικού εκπαιδευτικού ιδρύματος στις ειδικότητες «Τεκμηρίωση», «Υποστήριξη τεκμηρίωσης μιας επιχείρησης». Υπάρχουν επίσης σχετικές ειδικότητες: «Υποστήριξη τεκμηρίωσης στη νομολογία» ή «Υποστήριξη πληροφοριών μιας επιχείρησης».

Νομοθετικά και κανονιστικά, διοικητικά, κανονιστικά και καθοδηγητικά έγγραφα ανώτερων φορέων που σχετίζονται με τη ροή εργασίας είναι γενικές απαιτήσεις για έγγραφα που πρέπει να γνωρίζει ένας διαχειριστής εγγράφων. Οι ευθύνες εργασίας απαιτούν γνώση, ή τουλάχιστον τα βασικά τους, σχετικά με τις μεθόδους ανάλυσης, έρευνας, σχεδιασμού, εφαρμογής και ανάπτυξης συστημάτων τεκμηρίωσης, σχετικά με το σχεδιασμό και τη λειτουργία αυτοματοποιημένων συστημάτων ελέγχου. οργάνωση αρχειοθέτησης και βασικού προγραμματισμού.

Πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα του επαγγέλματος του διαχειριστή εγγράφων

Το επάγγελμα του διαχειριστή εγγράφων είναι καθολικό. Ένα δίπλωμα και γνώση στην ειδικότητα επιτρέπουν στον απόφοιτο να εργάζεται σε οποιονδήποτε οργανισμό, επειδή η ροή εργασίας είναι παντού. Αυτό είναι το κύριο πλεονέκτημα του επαγγέλματος.

Το δεύτερο πλεονέκτημα μπορεί να θεωρηθεί η ευκαιρία να εργαστεί ως διαχειριστής, αρχειοφύλακας, υπάλληλος, βοηθός γραμματέας, διευθυντής γραφείου, βοηθός διευθυντής και όχι μόνο διαχειριστής εγγράφων.

Το τρίτο πλεονέκτημα είναι ότι, παρά την φαινομενικά ρουτίνα δουλειά, ο διαχειριστής εγγράφων βρίσκεται στο επίκεντρο των ροών πληροφοριών στον οργανισμό και κατέχει σχεδόν όλα τα μυστικά του. Μερικές φορές, εκτός από τα ανώτερα διευθυντικά στελέχη, είναι ο μόνος ιδιοκτήτης αυτών των μυστικών.

Η εργασιακή εμπειρία και το επιχειρηματικό πνεύμα επιτρέπουν στον διαχειριστή εγγράφων να οργανώσει τη δική του επιχείρηση για την παροχή υπηρεσιών πληροφοριών, εάν είναι επιθυμητό.

Τα πλεονεκτήματα του επαγγέλματος περιλαμβάνουν την εργασία στο γραφείο σε καλές συνθήκες, ανεξάρτητα από το προφίλ της επιχείρησης και ένα αυστηρό πρόγραμμα εργασίας.

Τα μειονεκτήματα του επάγγελμα του ντοκιμαντέρ είναι η ομοιομορφία και, κυρίως, μια μεγάλη ευθύνη.

Πού μπορεί να λειτουργήσει ένας διαχειριστής εγγράφων;

Δεδομένου ότι οι διαχειριστές εγγράφων που έχουν λάβει εκπαίδευση στο προφίλ τους μπορούν να εργαστούν με όλους τους τύπους εγγράφων (λογιστική, προσωπικό, επιστημονικά και τεχνικά), μπορούν να είναι σε ζήτηση σε διάφορους οργανισμούς:

- στις αρχές, τόσο τοπικές όσο και πολιτείες ·

- σε φορείς διαχείρισης τμημάτων ·

- στις υπηρεσίες αρχειοθέτησης και ντοκιμαντέρ εφαρμοσμένης μηχανικής και σχεδιασμού, ερευνητικά ιδρύματα, στην υγειονομική περίθαλψη, το αρχείο, τη βιβλιοθήκη και το μουσείο, δομές επιβολής του νόμου ·

- σε διοικητικές υπηρεσίες και τμήματα εμπορικών δομών: γραφειοκρατία, διαχείριση γραφείων, διαχείριση προσωπικού ·

- στον τομέα της ανάπτυξης συστημάτων πληροφοριών, συμβουλών τεκμηρίωσης, ελέγχου ασφάλειας πληροφοριών.

Η εξέλιξη της σταδιοδρομίας ενός διαχειριστή εγγράφων εξαρτάται από τον τόπο εργασίας. Σε μεγάλες δομές, μπορεί να ανέβει στον διευθυντή υποθέσεων, σε μικρό - στον βοηθό διευθυντή. Η κορυφή της σταδιοδρομίας διαχείρισης εγγράφων μπορεί να θεωρηθεί η προετοιμασία εγγράφων για την κυβέρνηση και τον Πρόεδρο της Ρωσικής Ομοσπονδίας.