Δείγμα περιγραφής εργασίας αρχειοθέτη

Η θέση ενός υπαλλήλου αρχειοθέτησης ονομάζεται αρχειοφύλακας. Το κύριο καθήκον ενός ειδικού σε αυτόν τον τομέα είναι να οργανώσει τις εργασίες του ίδιου του αρχείου και την κυκλοφορία τεκμηρίωσης σε αυτό. Τέτοιοι επαγγελματίες χρειάζονται όπου υπάρχει μεγάλος κύκλος εργασιών επίσημων εφημερίδων, ειδικά σε οργανισμούς που σχετίζονται με την ασφάλιση, τη χρηματοδότηση, και ιδίως στις κρατικές επιχειρήσεις. Το κύριο έγγραφο στο οποίο πρέπει να αναφέρεται ο νέος υπάλληλος είναι η περιγραφή της εργασίας του αρχειοθέτη.

Γενικές προμήθειες

Μόνο ο επικεφαλής της επιχείρησης μπορεί να αποδεχτεί ή να απορρίψει τον αρχειοθέτη. Επιπλέον, πρώτα απ 'όλα, πρέπει να αναφέρεται στην ισχύουσα νομοθεσία της χώρας. Οι οδηγίες πρέπει να υποδεικνύουν το άτομο που είναι ο άμεσος προϊστάμενος του ειδικού που κατέχει αυτήν τη θέση.

Για να εργαστεί ως αρχειοθέτης, ένα άτομο πρέπει να λάβει μια αρχική επαγγελματική εκπαίδευση, και στη συνέχεια μπορεί να γίνει δεκτός για μια θέση ακόμη και χωρίς εμπειρία σε αυτόν τον τομέα. Υπάρχει μια επιλογή ότι ένα άτομο με δευτεροβάθμια ή γενική εκπαίδευση θα πάρει δουλειά, αλλά τότε θα πρέπει να λάβει ειδική εκπαίδευση προς αυτήν την κατεύθυνση. Η επαγγελματική εμπειρία για αυτήν τη θέση είναι προαιρετική.

Τι πρέπει να γνωρίζουμε

Η περιγραφή της εργασίας του αρχειοθέτη της επιχείρησης υποδηλώνει ότι ο υπάλληλος πρέπει να έχει ορισμένες γνώσεις: είναι υποχρεωμένος να μελετήσει τους κανονισμούς, τις οδηγίες και ολόκληρη τη λίστα των νομικών εγγράφων που σχετίζονται με τη συμπεριφορά των επιχειρήσεων στο αρχείο αυτού του οργανισμού. Επιπλέον, πρέπει να ξέρει πώς να αποθηκεύει, να χρησιμοποιεί έγγραφα και επίσης σύμφωνα με τα πρότυπα που πρέπει να τα δεχτεί και να τα παραδώσει. Οι γνώσεις του πρέπει να περιλαμβάνουν ένα ενιαίο σύστημα εργασίας γραφείου. Επιπλέον, πρέπει να καταλάβει πώς συντάσσονται οι περιγραφές των αποθηκευμένων εγγράφων, ποια από αυτά πρέπει να αποθηκευτούν μόνιμα, και ποια μόνο προσωρινά, και επίσης να συντάξει πράξεις σχετικά με την καταστροφή τους.

Η περιγραφή της εργασίας του βοηθού αρχειοθέτη υπονοεί ότι πρέπει να γνωρίζει πώς γίνονται τα πράγματα, με ποιους κανόνες είναι προετοιμασμένοι για μελλοντική χρήση και ασφάλεια, πώς τηρούνται αρχεία και καταρτίζονται δηλώσεις στην επιχείρηση. Αυτό το άτομο πρέπει να κατανοήσει τη δομή της εταιρείας στην οποία εργάζεται, καθώς και τους κανόνες για τη χρήση εξοπλισμού και όλα τα τεχνικά μέσα που απαιτούνται για την εκτέλεση εργασιών στο αρχείο. Επιπλέον, είναι υποχρεωμένος να γνωρίζει όλους τους εσωτερικούς κανόνες και νόμους του οργανισμού, συμπεριλαμβανομένης της προστασίας της εργασίας, της πυρασφάλειας, των ρουτίνων και ούτω καθεξής.

Καθήκοντα

Η περιγραφή της εργασίας του αρχειοθέτη ενός ιδρύματος προϋπολογισμού συνεπάγεται ότι πρέπει να εκτελεί ορισμένες λειτουργίες: εκτέλεση εργασιών που σχετίζονται με την αρχειοθέτηση, διατήρηση της τεκμηρίωσης που αρχειοθετείται, καταχώριση των παραληφθέντων εγγράφων, ανάπτυξη της ονοματολογίας και έλεγχος της ορθότητας της εγγραφής αρχείων πριν από την αρχειοθέτηση. Εάν υπάρχει τέτοια ανάγκη, τότε κρυπτογραφεί τις μονάδες αποθήκευσης, συστηματοποιεί την τοποθέτηση των περιπτώσεων και τις τοποθετεί στο μητρώο.

Η περιγραφή της εργασίας του αρχειοθέτη ενός ιατρικού ιδρύματος υποδηλώνει ότι πρέπει να προετοιμάσει συνοπτικές περιγραφές της αποθηκευμένης τεκμηρίωσης, τη διανομή της σε προσωρινές και απεριόριστες μονάδες. Πρέπει να τηρεί αρχεία και να καταστρέφει έγκαιρα έγγραφα, η διάρκεια ζωής του οποίου έχει ήδη λήξει, και επίσης να αναπτύξει ένα σύστημα με το οποίο θα είναι δυνατό να βρεθεί απλά και γρήγορα το επιθυμητό έγγραφο.

Άλλες λειτουργίες

Επιπλέον, οι ευθύνες εργασίας του απαιτούν παρουσία κατά τη διάρκεια της εξέτασης για τη διαθεσιμότητα εγγράφων για την επιστήμη και όχι μόνο. Πρέπει να διασφαλίσει ότι τα έγγραφα παραμένουν ανέπαφα και, εάν είναι απαραίτητο, να εκτελούν εργασίες αποκατάστασης μαζί τους. Αυτός ο ειδικός διασφαλίζει επίσης ότι οι χώροι του αρχείου έχουν όλες τις απαραίτητες προϋποθέσεις για την κανονική αποθήκευση εγγράφων.

Ο αρχειοφύλακας πρέπει να παρακολουθεί την εφαρμογή των κανόνων πυροπροστασίας, καθώς και να χρησιμοποιεί σύγχρονα τεχνικά μέσα για την εργασία με έγγραφα. Κατόπιν αιτήματος υπαλλήλων και επισκεπτών του οργανισμού, είναι υποχρεωμένος να εκδίδει αντίγραφα ή πρωτότυπα της αρχειοθετικής τεκμηρίωσης, να συντάσσει αναφορές χρησιμοποιώντας τις διαθέσιμες πληροφορίες στο αρχείο και να προετοιμάσει αναφορές για το έργο του.

Δικαιώματα

Η περιγραφή της εργασίας του ιατρικού αρχειοθέτη υποδηλώνει ότι έχει ορισμένα δικαιώματα. Μπορεί να ζητήσει και να λάβει έγγραφα που σχετίζονται με το έργο του. Εάν είναι απαραίτητο, μπορεί να συνεργαστεί με ειδικούς από άλλα τμήματα της επιχείρησης ή από άλλους οργανισμούς, εάν αυτό τον βοηθά στην επίλυση των αρμόδιων ζητημάτων του. Εάν υπάρχει τέτοια ανάγκη, τότε μπορεί να εκπροσωπήσει τα συμφέροντα της εταιρείας του σε άλλους οργανισμούς για θέματα που σχετίζονται άμεσα με το έργο του αρχείου.

Μια ευθύνη

Η περιγραφή της εργασίας του αρχειοθέτη προϋποθέτει ότι είναι υπεύθυνος για την αποτυχία εκπλήρωσης των καθηκόντων του και την εργασία χαμηλής ποιότητας, για την παροχή ψευδών ή παραμορφωμένων πληροφοριών σχετικά με τις εργασίες που έχουν γίνει, για την άρνηση εκτέλεσης εντολών από τις αρχές.

Επιπλέον, είναι υπεύθυνος για καταστάσεις όπου εντοπίστηκαν παραβιάσεις, παραβιάσεις ασφάλειας ή άλλες ενέργειες που απειλούν την κανονική λειτουργία της επιχείρησης και ο υπάλληλος δεν τους ειδοποίησε και δεν έλαβε μέτρα για την εξάλειψη του προβλήματος. Ο αρχειοφύλακας είναι υπεύθυνος για παραβίαση των εργασιακών προτύπων.

Συνθήκες εργασίας

Η περιγραφή της εργασίας του αρχειοθέτη υποδηλώνει ότι η διοίκηση του οργανισμού πρέπει να καθορίσει τις ώρες εργασίας του σύμφωνα με την εργατική νομοθεσία. Σε περίπτωση παραγωγικής ανάγκης, η εταιρεία πρέπει να του παρέχει χώρο εργασίας λαμβάνοντας υπόψη όλους τους κανόνες και τα πρότυπα, καθώς και όλα όσα είναι απαραίτητα για την πραγματοποίηση επαγγελματικών ταξιδιών, συμπεριλαμβανομένων των τοπικών. Έχει επίσης το δικαίωμα να υπογράψει έγγραφα που εμπίπτουν στην αρμοδιότητά του.

συμπέρασμα

Το κύριο έγγραφο στο οποίο πρέπει να βασιστεί ο ειδικός που έγινε αποδεκτός για αυτήν τη θέση είναι η περιγραφή της εργασίας του αρχειοθέτη. Ανεξάρτητα από τον οργανισμό στον οποίο λειτουργεί, τα δικαιώματα, οι ευθύνες, οι λειτουργίες και οι γνώσεις συμπίπτουν πρακτικά και μπορεί να διαφέρουν ανάλογα με τις ανάγκες μιας συγκεκριμένης επιχείρησης και ποια καθήκοντα αναθέτει η ομάδα διαχείρισης στους υπαλλήλους της.

Τέτοιες εργασίες απαιτούν προσοχή, επιμονή, γνώση των κανόνων ασφαλείας για σημαντικά έγγραφα, γνώση της αξιολόγησης της αξίας ορισμένων εγγράφων, καθώς και ικανότητα οργάνωσης, γρήγορης εύρεσης και κρυπτογράφησης εγγράφων. Ένας άλλος σημαντικός παράγοντας είναι η συνεργασία με ανθρώπους, επειδή το επάγγελμα ενός αρχειοθέτη περιλαμβάνει την έκδοση και λήψη διάφορων εγγράφων, τον έλεγχο της ορθότητας της συλλογής και της αυθεντικότητάς του. Μόνο ένα προσεκτικό άτομο, έτοιμο να εργαστεί με μεγάλο αριθμό πληροφοριών και να εκπροσωπεί τα συμφέροντα της εταιρείας σε άλλους οργανισμούς, θα είναι σε θέση να εκτελεί σωστά και αξιόπιστα τα εργασιακά του καθήκοντα σε αυτήν τη θέση.